Évaluation et traitements psychologiques
Évaluation et traitements psychologiques
1. Dispositions générales
Lorsque vous obtenez des services d’un psychologue, des informations personnelles sont recueillies par ce dernier. Ces renseignements sont protégés par le secret professionnel, un droit appartenant au client.
Le Code des professions, le Code de déontologie des psychologues du Québec et le Règlement sur la tenue de dossiers et des cabinets de consultation des psychologues ont préséance sur la présente politique de confidentialité.
La présente politique vise à 1) reprendre des thèmes importants déjà en vigueur dans les Codes et Règlements et 2) couvrir des points qui sont moins abordés dans ces textes, comme la confidentialité à l’égard de l’utilisation de moyens technologiques.
2. Informations collectées dans le cadre des services professionnels
2.1Confidentialité et consentement
Quel que soit la nature ou le moyen de communication utilisé, les renseignements confiés au psychologue sont confidentiels. Autrement dit, celui-ci ne peut pas les divulguer à d’autres personnes ni révéler l’identité du client ou le fait qu’il obtient des services.
Le psychologue doit aussi obtenir le consentement libre et éclairé de celui-ci avant d’entreprendre la prestation de service incluant le fait de recueillir de l’information pendant le processus d’évaluation et d’intervention.
Certaines «exceptions» à la confidentialité sont prévues par la loi et sont expliquées au client lors de la première rencontre. Par exemple, le psychologue est tenu de briser la confidentialité lorsque l’information révélée peut aider à prévenir un acte de violence imminent sur une personne (p. ex. un suicide) ou assurer la sécurité et le développement d’un enfant.
Le code de déontologie des psychologues couvre amplement la question de la confidentialité et des outils supplémentaires mis à disposition du public sont disponibles sur le site internet de l’Ordre des psychologues du Québec (voir section ressources externes).
2.2 Consignation des renseignements
Des renseignements recueillis par le psychologue sont consignés dans un dossier. Ceux-ci permettent, entre autres, d’identifier le client, de communiquer avec lui, de consigner l’évolution du processus d’évaluation ou d’intervention, de faciliter la rédaction de rapport futur ou de conserver à des fins administratives certains documents comme une copie des reçus pour les frais d’honoraires.
Le psychologue collecte uniquement des informations qui sont en lien avec la prestation de ses services. Également, ce n’est pas toutes les informations qui lui sont communiquées qui sont consignées dans le dossier.
Le psychologue a l’obligation de conserver l’information consignée (c.-à-d. le dossier) dans un endroit sécuritaire et non accessible au public (p. ex. fermé à clé, protégé par des mots de passe). Le dossier est consigné pendant une période de 5 ans et détruit de manière sécuritaire par la suite.
2.3 Demande d’accès à l’information consignée au dossier
Le client peut prendre connaissance d’éléments inscrits à son dossier. Il peut également demander d’en recevoir des copies ou de faire corriger ou supprimer un ou plusieurs éléments.
Pour faire une demande d’accès au dossier ou de rectifications de dossier ou pour toute question concernant ces dispositions, le client est invité à communiquer directement avec le psychologue. Dans certains cas, le client peut être invité à compléter une demande écrite et des frais et des délais administratifs peuvent être appliqués.
3. Informations collectées par un moyen technologique dans le cadre des services professionnels
3.1 Communication par courriel
Lorsque le psychologue est invité à communiquer par courriel dans le cadre de ses services, il utilisera tous les moyens à sa portée afin d’assurer la protection des informations qui lui sont transmises électroniquement. Par exemple,
- le service de messagerie utilisé par le psychologue est un compte professionnel protégé par un mot de passe et une modalité d’identification à «deux facteurs»;
- les boîtes de réception et d’envoi sont «nettoyées» périodiquement (les courriels sont effacés) ;
- l’appareil utilisé pour consulter les courriels ou communiquer avec le client par courriel est un appareil professionnel non accessible au public et protégé par des mots de passe;
- le psychologue encourage le client à prioriser uniquement la communication de renseignements administratifs par courriel.
Cependant, les services de messagerie électronique ne peuvent pas garantir la confidentialité absolue des communications. Ainsi, lorsqu’un client souhaite que le psychologue communique par courriel dans le cadre des services offerts, les risques et inconvénients de cette modalité sont discutés avec lui et son consentement libre et éclairé est obtenu.
3.2 Séance en vidéoconférence
Lorsque la modalité vidéoconférence est utilisée dans le cadre des services professionnels, le psychologue fait tout en son pouvoir afin de garantir la confidentialité des rencontres. Par exemple,
- le psychologue est installé dans un espace de travail fermé, confidentiel et bien insonorisé ;
- un ordinateur professionnel (non public) protégé par un mot de passe est utilisé;
- outre l’adresse courriel choisie par le client pour envoyer le lien de la rencontre, aucune autre information permettant d’identifier le client n’est inscrite dans le logiciel ;
- si le logiciel inclut une fonction «enregistrement vocal ou vidéo», cette fonction est désactivée;
- l’historique des rendez-vous est supprimé périodiquement;
Afin de renforcer la confidentialité et de maximiser la qualité sonore de l’entrevue, le psychologue peut aussi proposer d’utiliser la modalité «appel téléphonique» pour la transmission du contenu vocal de la rencontre et de «fermer les micros» du logiciel de vidéoconférence.
Néanmoins, les logiciels utilisés ne peuvent garantir la confidentialité absolue et les atteintes à la confidentialité peuvent être hors du contrôle du psychologue. Les risques et inconvénients de la télépratique sont discutés avec le client et son consentement libre et éclairé est obtenu avant la première rencontre en vidéoconférence.
3.3 Précautions à l’égard des appareils technologiques «intelligents»
Sont intégrées à la plupart de nouvelles technologies (téléphone, montre) des applications intelligentes (p. ex. Siri, Alexia, etc.) qui permet les commandes vocales. Lorsqu’elles sont activées, ces applications «écoutent» les données sonores environnantes. Ces applications peuvent, dans certains cas, «recueillir des données » même si l’appareil est en mode «veille». Bien que la plupart des compagnies offrant cette technologie disposent de politique de confidentialité, le psychologue ne peut être tenu responsable de la confidentialité de celles-ci.
Par conséquent, lorsqu’il est susceptible de recueillir de l’information confidentielle (p. ex. lors d’une séance de psychothérapie), le psychologue ne conserve pas dans le bureau de consultation un appareil technologique intelligent non essentiel à sa pratique professionnelle. Précisément, il s’abstient dans la mesure du possible d’amener un tel appareil ou met l’appareil «hors tension» (c.-à-d. l’appareil est éteint) s’il n’est pas en mesure de le conserver à un autre endroit.
Lorsque le psychologue utilise un appareil technologique dans le cadre de sa pratique professionnelle (p. ex. un téléphone), les applications non essentielles aux services rendus sont désinstallées ou désactivées et l’appareil utilisé est mis «hors tensions» (c.-à-d. l’appareil est éteint) lorsqu’il n’est pas nécessaire à l’activée professionnelle en cours.
3.4 Entretien téléphonique et messagerie vocale
Dans le cadre de ses services, le psychologue utilise un téléphone professionnel et il évite, dans la mesure du possible, d’utiliser son téléphone personnel. L’appareil professionnel est non accessible au public, il est protégé par un mot de passe et conservé dans un endroit sécuritaire verrouillé. Celui-ci ne permet pas d’enregistrer les appels en cours et aucune information concernant les clients (p. ex. les coordonnées de contact) n’est enregistrée dans l’appareil. Également, l’historique des appels est effacé périodiquement. S’il est dans l’obligation d’utiliser son téléphone personnel (p. ex. pour une situation d’urgence), toute trace de l’activité est effacée de cet appareil par la suite.
La messagerie téléphonique de l’appareil professionnel permet au client ou au client potentiel de laisser un message. Les messages sont consultés uniquement par le psychologue et sont effacés immédiatement après consultation. Sur le message d’accueil de la messagerie, le client ou le client potentiel est invité à indiquer seulement le minimum d’informations requises permettant un retour d’appel au moment opportun (nom complet, coordonnées du client, motif de l’appel).
4. Considérations supplémentaires concernant la confidentialité
4.1 Qualité du réseau internet
Le psychologue utilise un réseau internet privé (protégé par un mot de passe). Il encourage également la personne qui le contacte à utiliser un réseau internet sécuritaire.
4.2 Navigation sur le site Web
La page Web psychologie-fontainebleau.ca contient des liens vers des sites externes. Le psychologue n’est pas responsable des pratiques relatives à la confidentialité de ces sites.
Aussi, la page Web psychologie-fontainebleau.ca n'utilise pas, directement, de fichiers témoins ou de mesures d'audience. Cependant, le créateur de site Web GoDaddy™ («fournisseur Web») qui héberge la page a la possibilité d'utiliser de telles mesures. À titre informatif, le fournisseur met à notre disposition des statistiques d'audiences, mais celles-ci sont générales et anonymisées (c.-à-d. ne contiennent pas d'information confidentielle). La politique relative à la confidentialité du fournisseur est disponible au https://www.godaddy.com/fr-ca/legal/agreements/privacy-policy
4.3 Premier contact avec un client potentiel et note temporaire
Lorsque le psychologue s’entretient pour la première fois avec une personne souhaitant obtenir des services, il recueille par le fait même des informations. Deux objectifs sous-tendent cette collecte de renseignements. Le premier, est de s’assurer que le client à une bonne connaissance des services offerts afin d’obtenir, éventuellement un consentement «libre et éclairé». Le deuxième est d’évaluer si le psychologue est en mesure d’aider le client. Entre autres, il doit se faire une idée générale du mandat et connaitre les grandes lignes de ses motifs de consultation. À ce stade, le psychologue n’a pas procédé officiellement à «l’ouverture du dossier», néanmoins, la totalité des informations qu’il recueille est traitée avec confidentialité.
Dans certains cas, le psychologue peut consigner de façon temporaire dans une note les informations recueillies lors du premier contact afin d’assurer un suivi éventuel avec la personne (p. ex. la recontacter si nécessaire). Les renseignements de cette note pourront être consignés dans le dossier du client si un service est offert. Dans le cas contraire, c’est-à-dire, qu’il n’y a pas d’ouverture de dossier, la note temporaire est immédiatement détruite.
4.4 Messagerie texte (SMS) et réseau sociaux
Les services de messagerie texte (textos, SMS) ainsi que les plateformes, logiciels ou applications de réseaux sociaux ne sont pas utilisés dans le cadre des services offerts. Autrement dit, le psychologue ne communique pas avec un client ni ne recueille de l’information en utilisant ces modalités.
Si par inadvertance, un client ou un client potentiel tente de communiquer avec le psychologue en utilisant ces modalités (p. ex. en envoyant un SMS) le contenu des messages ne sera pas consulté ni consigné. Les messages seront détruits automatiquement et aucun suivi relié au contenu de ces messages ne sera effectué.
4. 5 Conservation physique des données numériques
Le seul fait d’utiliser un ordinateur (p. ex. pour écrire un courriel ou écrire un rapport) implique l’enregistrement de données sur le disque dur de l’ordinateur. Même lorsque les documents sont effacés (p. ex. supprimé de la corbeille), il peut exister une trace sur le disque en question.
Les disques durs utilisés dans le cadre de la pratique professionnelle qu’ils soient «interne» (dans l’ordinateur) ou «externe» (p. ex. une clé USB) ne sont pas accessibles au public, ils sont conservés «physiquement» dans un lieu sécuritaire et verrouillé.
Lorsque les disques durs ne sont plus utilisés, ils sont reformatés (le disque effacé est remis à son état d’usinage) et détruits «physiquement» de façon sécuritaire par la suite.
Dans la mesure du possible, le psychologue utilise des disques durs personnels dont il détient la «propriété physique» et il évite de conserver des données numériques sur un «cloud» (nuage numérique). S’il doit utiliser un tel service, il vise à ce que cette utilisation soit temporaire et les données sont effacées définitivement lorsque terminées. Il utilise également un «cloud» dont la sécurité est reconnue et qui est protégé par des mots de passe.
4. 6 Comportements d’utilisateur du client
Le psychologue ne peut être tenu responsable de la qualité et de la sécurité du «comportement d’utilisateur» du client face aux appareils technologiques. Le psychologue informe le client des mesures qu’il met en place pour assurer la confidentialité lorsque des moyens technologiques sont utilisés dans sa pratique. Il encourage également le client à adopter des pratiques sécuritaires et le cas échéant, l’informe de la présente politique, répond aux questions du client et lui transmet les ressources appropriées.
5. Résumé, gouvernance et ressources externes
Pour toutes questions concernant la présente politique de confidentialité, pour rapporter un incident ou formuler une plainte vous pouvez contacter le : (450) 516-5868 ou le infos@psychologie-fontainebleau.ca
Vous pouvez également consulter les sites des ressources suivantes :
- Guide explicatif du code de Déontologie par l'Ordre des psychologue du Québec
- Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des psychologues
- Code de déontologie des psychologues du Québec
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